جلسات فروش، اتلاف وقت یا راهگشا-قسمت دوم

محمدعلی شاکرمی

این نوشته در این صفحات از شماره ۳۳ رنیان کانادا انعکاس یافته است.

در ادامه مقاله شماره قبل درباره اهمیت برگزاری جلسات منظم فروش در جهت پیشبرد اهداف تعیین‌شده برای یک واحد فروش و بازاریابی، در این شماره نیز سعی شده تا به جنبه‌های دیگر این موضوع پرداخته و در مورد چهارچوب یک جلسه فروش مفید و کارآمد صحبت کنیم.

همان‌طور که گفته شد یکی از وظایف بسیار مهم مدیران فروش شرکت‌ها تنظیم و برگزاری جلسات فروش منظم، هدف‌دار، پربازده و صدالبته جذاب می‌باشد. در عین حال موارد مهمی وجود دارند که باید قبل از تنظیم هر جلسه فروش از طرف برگزارکننده و مدیر جلسه بدانها توجه شود. این موارد عبارتنداز:

تغییر تاریخ جلسه درصورتی‌که افراد مهم و کلیدی قادر به حضور در جلسه نباشند.
تنظیم تاریخ برگزاری جلسه برای زمانی که تیم فروش بهترین روحیه را داشته و آماده و پرانرژی باشند.
اطمینان از وجود نور کافی، تهویه هوای مناسب و متناسب با فصل و همچنین عدم وجود سر و صدای جانبی و هرآنچه که باعث حواس‌پرتی و عدم تمرکز حاضران در جلسه شود.
سعی در برگزاری جلسات در مکان‌های مختلف و حتی در مواقعی خارج از محل کار برای تغییر فضا.
یافتن راه‌هایی برای جذاب و غیر قابل پیش‌بینی کردن جلسات که از یکنواخت شدن آنها جلوگیری شود.
اطمینان مدیر جلسه از حضوری با انرژی و ظاهر و چهره‌ای مناسب که می‌تواند تاثیری بسزا بر دیگران داشته باشد و فضای جلسه را سرزنده نماید.
داشتن برنامه‌ای مشخص برای پیگیری موارد مطرح شده در جلسه از افرادی‌که مسئولیت انجام امور را بر عهده گرفته‌اند.

البته مدیر جلسه می‌بایست هرگز چشم از هدف اصلی برگزاری جلسه مربوطه برنداشته و همواره افزایش فروش را به عنوان موضوع اصلی بحث و هدف غایی هر جلسه درنظر بگیرد. از طرف دیگر می‌بایست به پنج سئوال مهم و اساسی زیر نیز جواب داده و با برنامه‌ریزی صحیح از اتلاف وقت و منابع جلوگیری شود.

پنج سوال اصلی که جواب به آنها، چهارچوب و استخوان‌بندی یک جلسه فروش را شکل می‌دهد عبارتند از:

چه کسانی؟ پاسخ به این سوال که چه کسانی قرار است در جلسه شرکت کنند بسیار حائز اهمیت بوده و تنظیم‌کننده جلسه می‌بایست به همه افراد در زمان و موقع مناسب درخصوص تاریخ برگزاری اطلاع دهد. فروشندگان، مدیران و یا حتی در مواردی مشتریان نیز می‌توانند ترکیب جلسه را تشکیل دهند.

چرا و به چه منظور؟ دلیل و انگیزه برگزاری این جلسه چیست؟ به عنوان مثال آیا به قصد آموزش افراد در مورد خدمات و محصولات جدید، قدردانی از پرفروش‌ها، ایجاد انگیزه در فروشندگان و یا اعلام تصمیمات جدید اتخاذ شده از طرف مدیران ارشد سازمان است. به‌هر حال هدف از برگزاری جلسه باید شفاف و برای شرکت‌کنندگان منطقی باشد.

در چه مورد؟ پس از پاسخ به سوال قبل حال می‌باید به‌ صورتی جزیی‌تر اطلاعات و مواردی‌که بدانها پرداخته خواهد شد، مشخص گردند. مثلا اگر دلیل برگزاری جلسه صحبت در مورد معرفی محصولی جدید است، باید نوع محصول، قیمت آن، روش بازاریابی و به‌طور کلی ویژگی‌های آن از قبل مشخص و در جلسه به آنها اشاره شود.

چگونه؟ تنظیم کننده جلسه باید روش اندازه‌گیری و راه‌های یافتن میزان موفقیت جلسه را از قبل بررسی نماید. این‌که آیا پس از برگزاری جلسه به اهداف تعیین‌شده دست پیدا شده یا خیر، بسیار حائز اهمیت است. تهیه پرسش‌نامه و یا بررسی میزان فروش قبل و بعد از جلسه از راه‌هایی هستند که می‌توان با آنها میزان موفقیت یک جلسه را اندازه‌گیری نمود.

کی و چه زمانی؟ تعیین زمان‌های منظم و مداوم جهت برگزاری جلسات نیز بسیار مهم بوده و در پربازده بودنشان موثر است. به‌ عنوان مثال آیا می‌خواهیم جلسات هفتگی باشد و یا به‌صورت ماهیانه و یا حتی فصلی برگزار گردند، که این امر بستگی به ماهیت جلسات و به‌طور کلی به نوع پاسخ سوالات بالا بستگی دارد.

در خاتمه این سوال همواره و برای برگزاری هر جلسه‌ای مطرح است که آیا انجام این کار لازم است یا خیر. آیا هزینه آوردن فروشندگان به این جلسه و زمانی‌که تمامی افراد صرف آن می‌کنند از منافع آن بیشتر نیست؟ و پاسخ به سوالی مهم و همیشگی که آیا صرف این هزینه‌ها منجر به افزایش سطح فروش خواهد شد؟

سوالی که همواره در ذهن صاحب کسب و کار و سرمایه منتظر جوابی درخور است.

یکی از وظایف مدیران فروش … یافتن راه‌هایی برای جذاب و غیر قابل پیش‌بینی کردن جلسات که از یکنواخت شدن آنها جلوگیری شود

تنظیم کننده جلسه باید روش اندازه‌گیری و راه‌های یافتن میزان موفقیت جلسه را از قبل بررسی نماید