سیاست حفظ حریم شخصی و حراست از اطلاعات شخصی موکلین، مشتریان خدمات و سرویسهای مختلف و کاربران وبسایتها و اپلیکیشنهای وابسته به کنپارس
در مجموعه کنپارس ما سرویسهای (خدمات) مختلفی به افراد جویای کار، متقاضیان مهاجرت، تازه واردان و ایرانیان مقیم خارج از کشور در چارچوب قوانین حاکم ارائه میکنیم. برخی از این خدمات در زمینه های فرهنگی، خبری، اطلاع رسانی عام المنفعه و غیر انتفاعی هستند و برخی جنبه ی تجاری دارند.
با توجه به تعهد حرفه ای و قانونی و اخلاقی، حفظ و حراست از اطلاعات شخصی مشتریان، متقاضیان سرویسهای مختلف و کاربران رسانه های مختلف وابسته به کنپارس همواره یک اولویت اصلی برای کنپارس بوده، هست و خواهد بود. این امر مهم همواره هزینه های مالی زیادی برای شرکت کنپارس بهمراه داشته تا بتوانیم اطلاعات دریافت شده از افراد را در مرحله اول بدرستی دریافت و ذخیره نماییم و در مرحله بعد در جریان ارائه خدمات مورد نظر در چارچوب قرارداد با مشتریان و نیز قوانین حاکم و تنها به قدر ضرورت از این اطلاعات با اطمینان از حفظ و حراست از آنها استفاده کنیم. نمونه موارد استفاده عبارتند از تکمیل و ارسال فرمهای رسمی، تهیه رزومه های شخصی و حرفه ای، نامه نگاریهای اداری و مکاتبات الکترونیک با مراجع قانونی و نهادهای دولتی و همچنین تشکیللات خصوصی مجاز مانند دارالترجمه ها، مؤسسات زبانهای خارجه، مؤسسات کاریابی و یا سایر مراجع قانونی و مجاز.
اطلاعات شخصی که در اختیار کنپارس قرار داده می شود به هیچ وجه و تحت هیچ شرایطی در اختیار دیگر افراد و یا بنگاههای تجاری غیر وابسته به کنپارس برای استفاده های تبلیغاتی قرار نخواهد گرفت.
اطلاعات شخصی چیست؟ بر اساس تعریف PIPEDA هر اطلاعاتی که میتواند در شناسایی یک فرد کمک کننده باشد اطلاعات شخصی میباشد. به عنوان مثال مواردی چون: نام، سن و تاریخ تولد، سابقه تحصیلی و حرفه ای، زبان مادری، مذهب، نژاد، وضعیت تأهل و تجرد، مشخصات افراد خانواده، مشخصات ظاهری، عکس و یا هرگونه اطلاعات دیگری که فرد را در شناسایی منحصر بفرد میکند اطلاعات شخصی هستند. در شرکت کنپارس و موسسات وابسته به آن این اطلاعات بسته به خدمات مورد نیاز متقاضی میتواند همچنین شامل: گروه خونی، نژاد و ملیت، سابقه پزشکی، سابقه کیفری و هرگونه سوء سابقه، آدرس، شماره تلفن، ایمیل، میزان دارایی، میزان درآمد، مشخصات حساب بانکی، سوابق اعتبار و تسهیلات بانکی و سایر اطلاعات مالی متقاضیان باشد.
PIPEDA مخفف (PERSONAL INFORMATION PROTECTION AND ELECTRONIC DOCUMENT ACT) میباشد و قانونی است که شرکتهای کانادایی را ملزم به ارائه سیاستهای دقیق حفظ حریم شخصی و رعایت آن مینماید.
بر طبق این قانون شرکتهای کانادایی نمیتوانند با میل و سلیقه خود اقدام به جمع آوری اطلاعات از افراد نمایند بدون آنکه سیاستهای حفظ حریم شخصی را بدرستی و روشنی اعلام نمایند. همچنین فرآیندهایی در این قانون پیش بینی شده تا از طریق ساز و کارهای از پیش تعیین شده ای حقوق و حریم شخصی افراد حفظ گردد و افراد بتوانند در صورت نقض قوانین و پایمال شدن حقوقشان نسبت به احقاق آن اقدام نمایند. در ادامه سیاستهای مربوط به حفظ حریم شخصی افراد در کنپارس که در ارتباط با موضوع همین قانون میباشد بیان شده است:
شرکت کنپارس تا زمانی که هدف و برنامه روشن و مشخصی برای دریافت اطلاعات از متقاضیان، مشتریان و کاربران وبسایتها و اپلیکیشنها نداشته باشد اقدام به دریافت هیچگونه اطلاعاتی نمینماید. این برنامه های تعریف شده و مدون در زمینه های کاریابی، مهاجرت، سفر، تحصیل، سرمایهگذاری و اقامت در خارج از کشور و یا سایر امور مرتبط با زمینه کاری شرکت کنپارس و موسسات وابسته به آن میباشد. در غیر اینصورت کنپارس هدف از دریافت اطلاعات را یا از طریق شفاهی و یا کتبی، قبل و یا در هنگام دریافت اطلاعات به متقاضی اعلام خواهد کرد. کنپارس صرفا بنا بر یکی از اهداف زیر اطلاعات را از افراد درخواست و دریافت خواهد کرد:
- جهت تأیید هویت شخص.
- جهت بررسی اعتبار مالی شخص بمنظور آغاز مشاغل خاص و یا برنامه های مختلف مهاجرتی.
- جهت ارائه مشاوره در انتخاب شغل و یا برنامه مهاجرتی متناسب با شرایط شخص.
- جهت ایجاد حساب کاربری در وبسایتهای وابسته به کنپارس.
- جهت دریافت هدایا، نشریه ها و سایر کالاهای رسانهای مختلف کنپارس، پکیجهای آموزشی و یا نامه های اداری از طریق پست.
- جهت رزرو هُتل یا محل اقامت موقت در کشورهای مختلف جهت متقاضیان خدمات پس از ورود.
- جهت شرکت دادن متقاضیان در برنامه ها، همایشها، سمینارهای تخصصی و صدور کارت ورود برای ایشان.
- جهت دریافت عضویت از انجمنهای تخصصی و سندیکاهای دولتی و استانی مشاغل مختلف.
- جهت تماس از طریق ایمیل، تلفن، نامه نگاری و،،، با متقاضیان.
- جهت دریافت گزارش میزان رضایتمندی از مشتریان خدمات و برنامه های مختلف.
- جهت انجام امور اداری روتین و روزمره.
- جهت دریافت اجاره بها و یا ودیعه مسکن در مورد متقاضیان استفاده از خدمات پس از ورود و سرویس مسکن موقت و یا دریافت هرگونه هزینه ی مربوط به استفاده از خدمات مختلف.
- جهت ارسال خبرنامه الکترونیکی یا پیامکهای اطلاعرسانی.
- جهت شخصیسازی و استفاده بهتر از امکانات اپلیکیشنها.
- جهت پذیرش در دورههای حضوری یا آنلاین یا سایر انواع آموزشهای راه دور.
کنپارس در مورد دریافت، نگهداری، استفاده و به اشتراک گذاری اطلاعات، رضایت و موافقت مشتریان، متقاضیان سرویسهای مختلف و کاربران وبسایتها و اپلیکیشنهای وابسته را جلب میکند. این کسب اجازه میتواند شفاهی، کتبی و یا الکترونیکی و از طریق یکی از نمایندگان یا مشاوران شرکت باشد. لیکن کنپارس در برخی شرایط ممکن است بدون اطلاع، و هماهنگی و کسب اجازه از متقاضی اقدام به جمع آوری اطلاعات در مورد وی و یا استفاده یا باشتراک گذاری آن اطلاعات نماید. این شرایط عبارت میباشند از:
- زمانیکه کسب این اطلاعات و استفاده و یا به اشتراک گذاری آنها توسط قانون مجاز و یا لازم باشد.
- زمانیکه بر حسب یک اضطرار، یک خطر جانی در میان باشد که سلامتی متقاضی و یا امنیت ایشان و خانواده شان را تهدید کند. همچنین جهت جلوگیری از ضرر و زیان مادی قابل توجهی که بخواهد متوجه متقاضی گردد.
- زمانیکه اطلاعات شخصی از منابع عمومی مثل اطلاعات تلفن ثبت گردیده در ۱۱۸ در ایران و یا ۴۱۱ در کانادا کسب شده باشد و یا از طریق رسانههای اجتماعی (فیسبوک، گوگل پلاس، توییتر…) و امثال آن توسط خود متقاضی در دسترس عموم قرار گرفته باشد.
- زمانیکه یکی از وکلای تیم کنپارس بخواهد به اطلاعات دسترسی داشته باشد.
- جهت جلوگیری از کلاهبرداری و یا سوء استفاده از متقاضی و یا از کنپارس یا هر دو.
- جهت پرهیز از اتلاف هزینه های اضافی قابل توجه یا صرف زمان زیاد به نفع متقاضی یا کنپارس یا هر دو.
- همچنین در مورد امور فوری درصورتیکه متقاضی در زمانی کمتر از ۲ ساعت از هیچ یک از راههای ارتباطی معرفی شده توسط خودش شامل ایمیل، تلفن و،،، در دسترس نباشد.
در هر موردی غیر از موارد فوق، کنپارس کسب اطلاعات، نگهداری و استفاده و به اشتراک گذاری آنها از متقاضی را با هماهنگی و جلب موافقت ایشان صورت خواهد داد.
کلیه اطلاعات دریافت شده، تهیه شده، و بایگانی شده از متقاضیان، مشتریان سرویسهای مختلف و یا کاربران وبسایتها و اپلیکیشنهای وابسته به کنپارس حداقل بمدت دو سال بعد از پایان پروسه کاری و اداری خدمات مربوطه نزد شرکت نگهداری میشوند. همچنین در صورت نیاز، کنپارس ممکن است جهت حفظ منافع متقاضی و یا شرکت و یا هر دو، این اطلاعات را بمدت نامحدودی بایگانی کند. در غیر اینصورت کلیه اطلاعات افراد بعد از پنج سال از پایان ارائه خدمات، و یا ده سال بعد از آخرین درخواست متقاضی برای خدمات هر کدام که دیرتر باشد معدوم میگردند.
کنپارس در مورد هر متقاضی ممکن است بمنظور حفظ منافع متقاضی یا شرکت یا هر دو اقدام به ارزیابی صحت اطلاعات متقاضی نماید. کنپارس همچنین میتواند علاوه بر ارزیابی حقیقی بودن اطلاعات، بررسی و تحقیق نماید که آیا متقاضی تمام حقیقت را در مورد اطلاعات ضروری بمنظور ارائه خدمات مربوطه ارائه نموده یا خیر. طبق قانون PIPEDA کنپارس این امکان را به متقاضی میدهد که در زمان لازم به تمامی اطلاعات دسترسی داشته باشد و بتواند تمامی اطلاعات را تکمیل، تصحیح و یا ویرایش نماید. لیکن این درخواست برای تصحیح و یا تکمیل و یا ویرایش اطلاعات میبایست بصورت کتبی از طریق متقاضی اعلام گردد. در اینصورت کنپارس موظف است ظرف مدت هفت روز کاری امکان دسترسی متقاضی به اطلاعات را فراهم نماید. همچنین درصورتیکه از زمان بایگانی اطلاعات بیش از سه سال گذشته باشد کنپارس ممکن است در ازای دسترسی متقاضی به اطلاعات مبلغی را از وی دریافت نماید.
درصورتیکه تناقضی در اطلاعات مشاهده گردد چنانچه کنپارس اطمینان حاصل کند که اشتباهی سهوی صورت گرفته و خود بتواند نسبت به تصحیح اطلاعات دریافت شده از متقاضی اقدام نماید این کار را صورت خواهد داد و در غیر اینصورت از متقاضی خواهد خواست که ضمن ارائه درخواست کتبی نسبت به تصحیح، تکمیل و یا ویرایش اطلاعات خود اقدام نماید.
در زمان معدوم نمودن اطلاعات، کنپارس همواره نسبت به معدوم نمودن صحیح و کامل و بی نقص اطلاعات اطمینان حاصل میکند. همچنین همزمان با پیشرفت تکنولوژی و فن آوری، کنپارس روشهای دریافت، نگهداری و همچنین استفاده و معدوم نمودن اطلاعات را متناسب با امکانات و تواناییهای شرکت ارتقاء داده و بروزرسانی خواهد کرد.
کنپارس از متقاضیان میخواهد تا اطلاعات را بصورت روشن و شفاف ارائه نمایند و لیکن در قبال هرگونه سهل انگاری، اشتباه عمدی یا سهوی، پنهان کاری، اغراق در بیان سوابق تحصیلی و شغلی و سایر مواردی که قصوری متوجه متقاضی میباشد هیچ مسئولیتی را نمیپذیرد.
کلیه اطلاعات مربوط به کاربران و مشتریان توسط کنپارس حفاظت و حراست میشوند و هرگز مورد هیچگونه استفاده بازاریابی، تجاری یا تبلیغاتی قرار نمیگیرند. همچنین کنپارس هیچ سیستم ارسال پیامک، تماس تلفنی خودکار و یا ارسال ایمیل خودکار خارج از چهارچوب تعریف شده جهت ارائه خدمات و سرویسهای تعریف شده و موضوع قرارداد با مشتریان ندارد، لیکن ممکن است در راستای اطلاع رسانی به مشتریان هر از گاهی نسبت به ارسال خبرنامه ها، مقالات، گزارشها و سایر مطالب مندرج در رسانههای وابسته از طریق ایمیل اقدام نماید. مشتریانی که مایل به دریافت این مطالب نمیباشند میتوانند از طریق لینک unsubscribe که در تمامی ایمیل ها موجود است دریافت این ایمیل ها را متوقف کنند.
کنپارس اکیدا به متقاضیان توصیه میکند قبل از ارسال اطلاعات از طریق ایمیل، تلفن، نامه و یا هر طریق دیگری از صحت شماره تلفن، آدرس ایمیل، یا آدرس پستی یا مقصد مربوطه اطمینان حاصل نمایند و درصورت ارسال اطلاعات از سوی مشتریان به آدرس یا مقصد نادرست هیچگونه مسئولیتی را در قبال این قبیل اشتباهات نمیپذیرد. همواره به مشتریان توصیه میشود در حفظ و حراست از اطلاعات شخصی خود کوشا بوده و تمامی جوانب احتیاطی را جهت جلوگیری از هرگونه سوء استفاده احتمالی رعایت نمایند.
